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微课:精益办公

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近日,关于中国制造成本上升、将赶超美国的新闻甚嚣尘上。对此,越来越多的企业将目光放在了办公精益和业务流程优化上面。TXM中国区咨询总监陶建刚( Justin Tao)于8月17日晚8点在精益自主研协会主讲了题为精益办公的微课。

精益办公大势所趋

“TXM在上海的一家客户,其生产的机床成本比波兰高60%。”课程开始后,陶老师首先抛出了一个实例。“具体来说,门卫这个职位,波兰只需1人,而中国工厂三班倒,需要9人;清洁工这个职位,波兰只需2人,而中国需要15人。中国公司的设计办公的成本也远超波兰。”

中国制造成本上升,优势不再,如何在国际大环境下保持竞争力,是每家在中国的企业都极度关注的问题。对此,陶老师提出很多企业已在工厂或生产环节中开展精益,办公和业务流程却没有做到真正的精益。不仅是生产环节,还有很多办公流程,都存在浪费,都需要精益。

所有办公流程, 包括订单管理、计划、财务、设计、销售、客服、 人事、IT、行政、法律、质量都可以找到浪费。

“我们通过普通的员工操作以及改善卓越的流程来取得卓越的绩效,我们的对手通过优秀的员工在糟糕的流程中工作,得到普通的绩效,当他们失败以后,他们并非改善流程,而是寻找更的优秀的员工在糟糕的流程中继续工作。” 陶老师引用了在丰田的一句名言,说明卓越的绩效需要卓越的流程,减少浪费是有效手段,精益办公是大势所趋。

办公和服务流程的关键注意事项

陶老师指出,虽然都是流程的精益,但是精益生产和精益办公却有很大的差异。 有三点关键事项需要注意。

第一,价值流,生产流程的价值流随物的流动可见,生产价值流往往选择产品系列,而办公中的文件和信息价值流通常不可见,数量巨大,关键在于识别客户是谁。

第二,办公室文化,办公室的员工通常来自多种专业背景,却都不是工程师,不会将自己的工作视为“流程”,很少有度量指标。

第三,创新的精益方法,很多人有两个误区。误区一是把精益等同于5S。误区二是把精益生产照搬到办公上来。

办公的三大浪费及改善

陶老师通过多年的精益咨询经验,将生产过程中七大浪费应用于办公,总结出业务或办公流程的三大浪费,即边界的浪费、知识的浪费和计划的浪费。
边界的浪费包括部门或人员交接,在前一流程的员工收集不需要的信息,等待数据、签名、回答、决定、人员, 数据处理大批量,月底结账,统一报销等等表现形式。

知识的浪费就是没有标准化或无视标准、知识的再创造。例如知识的质量问题、信息或数据的返工、变更带来的后续问题。丰田避免这种浪费的做法就是共享知识网络、展示供应商的技术、竞争对手的破坏性分析、检查表、技术库、项目经理会议、在职培训、反思会议、反省活动、让一个工程师在设计项目中从头做到底、公司变革小组等等,旨在统一知识,让员工更好地从中学习。

计划的浪费具体表现在缺乏均衡化,出现muda(浪费)、mura(波动)、muri(过量)的情况,任务走走停停,缺乏同步。如前一员工过快完成任务导致无事可做,或前一员工没做完,后一员工等着做。过量库存、生产人员设备闲置、等待、加班、动作、搬运都是不均衡的表现,要消除mura和muri,不产生muda,就要做到同步化。

每介绍完一种浪费,自主研的成员们都纷纷举例,分享了很多各自公司内的浪费表现形式,发现了存在于企业内部很多不明显的浪费。

就这些浪费,陶老师给出了TXM实现业务流程价值流未来图六大步骤:

1、确定客户需求;
2、确定版块,即边界;
3、开始确定各版块的需求,如客户对供应商的需求;
4、让工作流动起来,即形成连续流、单件流;
5、对工作进行简化、差错预防、标准化,减少知识和边界浪费;
6、行动计划、跟踪及改进。

成功实施办公精益的关键

最后,陶老师分析了一家工业公司的销售后台、律师事务所的办公流程和电子产品的信息技术流程的案例研究。总结了成功实施办公精益的关键。

  • 始于客户——客户是谁?他们需要什么?
  • 从内部及外部客户的角度明确价值和浪费
  • 改善从增加价值和减少浪费中来
  • 确保所有关键的利益相关者参与进来——初期需避免组织过于复杂或多地点开展
  • 办公流程往往有多条价值流——不要过度简化
  • 建立简单可理解的度量指标
  • 使用5S推动标准化,发现问题
  • 准备好在核心精益原则的基础上创新

总结

虽然只有一个半小时的课程,但是本堂微课内容丰富,信息量大,深入浅出,引人入胜。参加者们积极响应陶老师的提问,时刻联想公司实际,也在结束后提出自己的思考,表示受益匪浅。

如果你想了解更多精益办公和业务流程的内容,请联系TXM的咨询师吧。