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精益办公室的第九大浪费

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我们都知道七大浪费并希望能够记住它们。我们中的大部分人能够认可未被充分利用的人的潜力作为第八种浪费,但你知道第九种浪费吗?TXM中国区咨询总监陶建刚(Justin)介绍了一种独特的精益办公室和精益服务中的浪费形式,而我们认为它与其它八种浪费差异明显,从而成为“第九大浪费”。下面来看看这种潜伏在你的精益办公室中的浪费形式。

在精益企业中,浪费或者“非增值时间”通常分为七种。这些浪费可以通过首字母缩写TIMWOOD来记住,在办公室或者服务业中他们通常分为以下几种:

  • T搬运-在办公室之间或者地点之间的信息传送或者文件的搬运。
  • I库存-积压,批量生产和文具以及其它快消品数量过剩。
  • M动作-人力在地点之间或者办公室之间的移动。
  • W等待-等待批准、等待电脑程序、等待其他组员完成任务。
  • O过度加工-没有增加附加值的流程,比如过度检查、各种数据输入和过多的批准流程。
  • O过量生产-完成超出现在或者以后需要的工作。
  • D缺陷-错误和未完成的工作。

除了以上的浪费,人们加入了第八大浪费,即没有充分利用人力的浪费。这是没有充分利用人的技术、能力和智力的浪费。

在过去几年,我看到了大家试图加入其它浪费到以上列中,但我们的中国区咨询总监陶建刚(Justin)定义了我们认为在办公室、服务和工艺流程中普遍存在的第九大浪费,即知识的浪费,也就是专业知识、问题解决办法和想法没有得到分享。

比如在一家我们有过合作的律师事务所,不同的律师和不同的客户合作,但经常会处理类似的问题。这就需要他们起草信函和并寻找判例。当下次类似事情发生的时候,另外一个律师将再次寻找相同的判例或者起草相同的信函。这是一种知识的浪费,因为如果第一位律师已经有过这样的经验,并与第二位律师分享,那么花在写信或者搜索判例上的时间就可以消除。

在工艺流程上也是类似的情况,相同的设计问题会在不同的情况下出现。如果知识不能得到共享,浪费也会产生。

尤其是在生产中的知识,比如标准化工作,很多材料和质量标准都属于显性知识。这种知识基于现实为基础,在保持完整性的前提下,很容易在人与人之间相互传递。

在服务业或者办公室环境的知识,尤其是像法律、设计或者咨询、医药行业等专业的服务,这些知识属于隐性知识。这种知识相对复杂,并具有“粘性”,在很长一段时间发展,并不经常使用,需要更多参与时间,并且更难传递。

我们可以运用一些技巧来减少这种知识的浪费。包括:

▪   建立知识库-CRM系统或者PLM系统非常有用。

▪   示范和模拟。

▪   检查表、矩阵、流程图指导决定,找到数据。

▪   在团队活动中分享:

  • 团队反馈会议
  • 内部会议
  • 日常会议
  • 专业发展会议

还有其它一些消除知识浪费的方法,然而第一步实际上是分辨浪费,并在专家中达成一致:分享知识对每个人都有好处。而“知识就是铁饭碗”这一个人观点是消除这种浪费的巨大阻碍。

如果你在办公室或者服务行业工作,那么现在你需要找找这九大浪费-祝你好运-得到更多提高的机会。