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让你的ERP系统和看板系统共存

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看板管理给这个小工厂带来了库存减少、工作量减少、缺货减少的效果。当物料被消耗的时候,看板卡需要退回到中心管理板,通过采购重新补货。

当你需要确定所需的物料在正确的时间到达正确的位置,看板系统能成为一个简单又高效的工具。采用看板系统有以下三个主要原因:

–        很容易操作(一旦设立好的话)

–        物料补给由实际的零部件使用情况来决定,而不是理论和错误的预测

–        库存由物理控制,而非ERP系统。这能解决ERP系统不准确的库存记录带来的问题,导致错误的物料在错误的时间购买进来。

一个设计优良,维护得很好的看板系统可能让零部件缺货问题消失。管理物料所需的精力可以大量减少。然而在大多生产企业,库存是最大的劳动资本和主要企业资产。因此维护精确的库存记录对于保持精确的资产负债表,避免大量的“利润减少”。因此库存需要在ERP系统中记录。看板的最大优点是它能够利用可视化管理来根据实际库存水平来提供供给。因此你如何将这些实际交易和在你的资产负债表上记录的数据,用ERP系统来表示,并避免大量库存错误和呆账?

保持简单化-“全世界通用方法”

我认为“保持简单化”在我写过的很多博客中都有出现,这篇也不例外。如果你要问ERP供应商如何让看板工作,他/她可能给你一个软件解决方法(可能是涵盖了预测的那种软件)。这会立即否定我所列出的看板系统的三大主要好处,你应该拒绝这种提议。这种简单的方法也就算你称作的“全世界通用”方法。这意味着看板系统和ERP系统能用在“全世界”操作,采用最少的检查和调节,保持库存记录有序。

对于每个供应商来说,每月的“总体订单”是可以增加的。这包括你能估计的每月所需的大概数量,然而供应商需要知道这并非预测,同时他也不能过生产和提供这个数量。实际供给数量是由看板供给传达给供应商。每天供应商根据看板显示,提供准确的数量。供应商需要提醒你“交易证明”,如送货清单,你的仓库人员然后根据收到货物和看板填写材料。每个月月底,供应商发来实际送货的发票,发票根据到货数量来填写。采购订单依据实际到货数量做出调整或者平仓。

这个简单的系统中记录消费,并需要使用倒推法。也就算说当成品完成,转移到库存时候,ERP系统根据材料账单,其成品生产数量相应地将自动从库存原材料数量中减少。

我对于在制品的建议是不在ERP系统中记录其数量,只保存“几个”物料账单,上面只记录成品所需要的原材料。在制品数量采用定期的库存清点。会计通常会干涉,并称在制品库存记录从来都不准确,经常出现问题,需要调节,这增加了额外的事务量。我甚至能听到很多担心受怕的会计们得知不记录在制品的意见的尖叫,但有几点需要记住。首先,我们并非不再控制在制品,相反,我们采用精益系统(看板系统)使其更加有序管理存放位置、数量以及在制品的生产。在制品数量不会超过流通中看板上的数量。第二,与我合作过的公司,很少有能够精确记录在制品数量的。因为ERP中生产记录经常落后于实际生产进度(有时甚至晚了一整天)。结果,当在制品库存记录在ERP系统中时,都是从形态上被消耗,也意味着在制品库存从来都不准确。

“全世界通用”方法要求常规的周期库存清点数量(可能是每月一次或者两个月一次确保卡板系统和看板库存不会失准太多)。

更严格的管理-焦虑的会计们

很多大公司打算勉强接受“全世界通用”方法。如果内部流程交付周期(你打算减少的)太长,在制品价值过高的话,那么你可能就无法忍受几个的物料账单了。在这种情况下,你需要更紧密地整合看板系统和ERP系统。

所幸的是这并不十分困难,因为它为与以上简单系统相比的采购流程和生产订单增加了一些管理时间以及交付周期。并且需要一些软件改变,可能会花费不少成本,而且需要很久才能实施。

在这种系统中,物料看板贯穿采购部门。在每个看板上,每个看板记录一个供应商的采购订单,或者一个供应商有很多个看板,每天需要计算从那个供应商处采购的所有物料(这种批量延长了交付周期,但每个看板都下订单会导致一大堆的订单积压,产生额外的管理成本。)很重要的一个原则是只有当看板上出现需要的时候,才能下订单。

这种系统能够通过看板卡片贴码而得到改进。在这种情况下,扫描卡片上的条形码(或者有一个正对订单的请购单)这种请购单或者订单能直接邮件发送给供应商。

在两种情况下,商品到货,并且系统和采购订单也都会收到。供应商就需要提供准备的看板数量,因此这里有一个订购数量和交付数量的匹配。

至于在制品,看板卡片能够在生产办公室和生产线中贯通,看板能够转换生产订单至ERP系统。通常一些看板会需要一起计算,这样在制品零件批量才能更好进行。通常是这些生产订单与看板卡片贴在一起,并送到在制品的上游流程。当在制品批量完成并回到生产线的时候,生产订单就与看板卡片分离,回到生产办公室。

这个流程能够采用看板和生产订单的条形码来形成流线。当看板卡片出来时,扫描卡片,建立了生产订单,然后扫描材料或者生产订单,再归位,结束生产订购。

至于成品,当生产完成,进入库存的时候,只有顶级的零部件(进入最终装配的零部件和附件)需要回流,因为看板系统已经在管理上游零部件的消耗了。

这时我再次推荐规律的周期清点,来确保库存的准确性。

另外一个技巧是确保多次扫描单个看板卡片没有“骗过”系统。考虑到这种行为会导致库存完全失控。

那么MRP和预测怎么样呢?

这两种系统都不依靠预测或者使用MRP。很重要的是你不能过度依赖MRP,生产计划或者调配工具,并把它们放在看板补给系统之上,因为这可能会导致冲突和迷惑以及系统操作糟糕。如果你的系统设置正确,看板系统应该就能确定工厂在你的掌控之中,并且不需要参考的预测信息。

记住看板系统并不是“建立好然后就搁置了”。对于每月预测的理解是需要的,它能确保你根据需求变化(比如淡季旺季)调整看板系统。如果需求增加了,你就需要增加循环中的看板卡片数量,而当需求下降时,看板卡片需要拿走一些。很多公司都在使用“暂时的卡片”,用不同颜色纸张发音,建立超常规库存(例如促销)。这些卡片在额外库存消耗后,需要移出系统,并回到采购上。

总结

如我所解释的一样,在操作看板系统补给时,保持ERP系统准确库存水平有很多不同方法,关键是没有一个库存管理系统是“建立好了就搁置”的,所有系统都需要规则、清晰的流程原则和责任、以及规律的周期清点。