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案例研究——用色彩管理精益办公室流程

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我们都知道,可视化管理在我们的精益企业中是多么的重要。它可以帮助每个人了解一切状态,从叉车在哪里,到我们什么时候需要再订购耗材,并且,也许最重要的是,我们的团队是否“有顺利的一天”,如果没有,要做什么来解决问题。可视化管理最简单的形式就是色彩,我们使用不同的颜色来传达状态。一旦付诸实施,我们的团队可以轻松地识别下一步所要采取的行动。今天,我们将逐步详述一个案例研究,其中TXM的一位精益咨询师实施了一个简单的色彩系统,取得了巨大的成功。

TXM的这位精益客户的目标旨在即使是旺季,交付周期也能减少到10天。最忙的时候,每天需要增加6至10项新的工作,总体的生产噪音变大。我们强调了对色彩的需求,因为横跨三个部门查看工作订单来确定何时到期以及下一步要做什么是在浪费时间。该公司的精益项目团队花了一些时间从各个角度考虑如何最佳地运用色彩。我们讨论了是否需要在首次展示之前做一次桌上模拟。最后,我们决定只管投入,留意新流程,并根据需要进行调整。
首先,我们决定了每个工作日的颜色。

然后,为了覆盖作业时间超过一周的作业,通过加入白色和黑色条纹来进一步区分星期。因为一些工作在旺季期间将延续至下一周,所以我们需要这些条纹,而不是增加更多的颜色,我们保持每一天的固定颜色,并加入白色和黑色,这样我们就有了涵盖三周范围的色彩了。其目的在于让大多数工作在两个星期内得以完成,而第三个星期用来清除滞后的作业。
作为首次展示的一部分,我们用手头的大钢夹和彩色纸张进行了一次试验。尽管最后我们仍将购买彩色文件夹或信封,但这些夹子让我们当天就实施了第一步。

在接下来的几天里,我们很高兴地看到,色彩的基本原则得到了彻底的实施,在目前用作工单或工作袋的文件夹上贴上了彩色贴纸。现在,尽管工作袋仍按字母顺序排列储存,但那些下一步需要完成的工作袋标有白线,很容易就能看到,排在贴有紫色标签的固定工作之前。而蓝色的工作袋需要在绿色的之前完成。而不再需要取出工作袋,搜索首页的信息来确定下一个工作。

然后购买新的文件夹,贴上新的标签。

为了支持色彩的实施,我们进行了简单的培训课程,在各个部门中张贴了提醒,并向每个团队解释了新的系统。色彩系统虽然十分简单,但下列几点仍然十分重要:要让你的团队了解新系统,熟悉其背后的原则,以及对经过一段时间却不起作用的地方要求反馈,并通知精益项目团队。

一旦颜色被推出运用到工作订单上,同样的颜色也要反映到工作板上,这是部门领导每天见面的地方。

新的流程很快就能掌握——很容易看出哪些是需要先完成的作业,而不必把文件取出来,寻找一个开始日期或截止日期。整个公司各个领域继续运用这一流程。T型卡板上加入了颜色,甚至是垃圾桶名单也加上了各种颜色!

我们非常高兴地看到这家公司如此迅速地接受了色彩,尽管益处难以衡量,但每一位部门经理都必定高兴不已,浏览长排的作业袋、检查他们的小组是否走在正轨之上都容易得多了。如果自己的小组落后了,也很容易识别下一步需要进行的工作,并相应地分配资源。10天的交付周期开始变得力所能及,即使是在高峰时间!
在TXM,我们很乐意与你详谈你对色彩的需求,作为你的精益企业之旅的一部分。